Εξαγοραζόμενοι τον καιρόν

... τα προβλήματα

Εισαγωγή

Όλοι έχουμε κατά καιρούς ακούσει κάποιον να σχολιάζει “Πωπώ! Τι ημέρα ήταν κι αυτή στη δουλειά. Από τη μια το τηλέφωνο που δε σταματούσε, από την άλλη τα απρόβλεπτα, οι έκτακτοι επισκέπτες, οι συσκέψεις, το χαρτομάνι κ.λπ. Ανάσα δεν προλάβαινα να πάρω. Κι όμως, αισθάνομαι ότι δεν πέτυχα και πολλά πράγματα!” Παρόμοια παράπονα από νοικοκυρές, δασκάλους, μαθητές-φοιτητές και κάθε έναν που πρέπει να πετύχει κάποιο αποτέλεσμα. Είναι όμως το πρόβλημα του χρόνου καινούργιο, ή υπήρχε πάντοτε;

Από αρχαιοτάτων χρόνων, οι άνθρωποι φαίνεται να αντιμετώπιζαν δυσκολίες με το χρόνο, πώς να συμπεριφέρονται στα πλαίσιά του. Ο λόγος του Θεού μας προτρέπει να είμαστε καλοί οικονόμοι, εξαγοραζόμενοι τον καιρόν (Εφ.ε:16).

Οι αρχαίοι μας πρόγονοι πρότρεπαν (Περίανδρος, 6-5ος αι.π.Χ.): “Χρόνου φείδου δαπανώμενος γαρ εφ ά μη δει, ολίγος εστίν εφ’ ά δει”. Δηλ., να εξοικονομάς τον χρόνο σου, γιατί αν αυτός ξοδεύεται όπου δεν πρέπει, λίγος μένει για όπου πρέπει. Οι αρχαίοι Κινέζοι έλεγαν (Λάο Τσε, 6ος αι. π.Χ.): “Αυτός που επιβάλλεται στους άλλους είναι δυνατός αυτός όμως που επιβάλλεται στον εαυτό του είναι πολύ δυνα-τός”, κάτι που δείχνει την ανάγκη ελέγχου της συμπεριφοράς μας.

Βέβαια, στη ζωή παρατηρούμε και ανθρώπους (Μπιλ Γκέιτζ, Λη Αγιακόκα κ.ά.) που μπορούν να κουμαντάρουν με επιτυχία τεράστιες πολυεθνικές εταιρίες. Γιατί σ’ αυτούς επαρκεί ο χρόνος; Προφανώς, αυτοί κάνουν κάτι διαφορετικά, γιατί ο χρόνος είναι το μόνο αγαθό στον κόσμο, που είναι απόλυτα δημοκρατικά διαμοιρασμένο στους ανθρώπους. Όλοι διαθέτουμε τον ίδιο ακριβώς χρόνο. Φαίνεται όμως ότι όλοι δεν εξαγοραζόμαστε σωστά το χρόνο μας.

Το έγκριτο λεξικό του Γ. Μπαμπινιώτη (Αθήνα, εκδ. 1998) ορίζει το χρόνο ως την “έννοια που εκφράζει τη διάρκεια υπάρξεως ή εκδηλώσεως φαινομένων, ενεργειών, καταστάσεων κ.λπ., την αλληλουχία τους”.

Πώς αντιμετωπίζεται ο χρόνος

Οι άνθρωποι εκλαμβάνουμε το χθες (το παρελθόν) σαν κάτι που βρίσκεται πίσω μας το σήμερα (το παρόν) σαν το χώρο που τώρα καταλαμβάνει το σώμα μας, πριν από εκείνον στον οποίο πρόκειται αμέσως μετά να βρεθούμε (το μέλλον).

Το χθες-σήμερα-αύριο εκλαμβάνεται ως μια συνεχής ροή (ο χρόνος κυλάει ασταμάτητα), σαν μια ευθεία γραμμή, σαν κάτι μονοδιάστατο, μη αναστρέψιμο γιατί, φυσικά, δεν νοείται επιστροφή στο χθες. Για μερικά πράγματα αναφερόμαστε στο χρόνο και σαν ένα κυκλικό φαινόμενο. Έτσι, ο ήλιος και η γη διαγράφουν την τροχιά τους, οι εποχές διαδέχονται η μια την άλλη. Τέλος, για την εξυπηρέτησή μας, έχουμε εφεύρει τρόπους εκφράσεως του χρόνου σε λεπτά, ώρες, ημέρες, μήνες, χρόνια κ.λπ.

Οι περισσότεροι άνθρωποι, θεωρητικά τουλάχιστον, δείχνουν να κατανοούν ότι ο χρόνος είναι αγαθό εν ανεπαρκεία, που δεν πρέπει να σπαταλιέται. Λίγοι όμως κάνουν κάτι για να εξακριβώσουν πώς αυτοί πράγματι διαθέτουν το χρόνο τους, για να βρουν μήπως σπαταλούν το χρόνο τους, οπότε και θα πρέπει να κάνουν κάτι για να διορθώσουν τη συμπεριφορά τους.

Ασφαλώς πραγματική σημασία έχει η συμπεριφορά μας απέναντι στο χρόνο, γιατί ο χρόνος δεν είναι αντικείμενο το οποίο μπορούμε να χειριστούμε όπως εμείς θέλουμε. Ο χρόνος δεν αποθεματοποιείται (αν δεν τον χρησιμοποιήσεις τώρα, χάνεται) ούτε ανταλλάσσεται (ό,τι έχεις, έχεις). Αν δε μάθουμε να κουμαντάρουμε σωστά τη συμπεριφορά μας, δεν μπορούμε να διαχειριστούμε σωστά τίποτε άλλο. Ο χρόνος είναι η ζωή μας. Κάθε σκέψη και κάθε ενέργειά μας απαιτεί χρόνο. Άρα, ανάλογα με τη στάση που παίρνουμε απέναντι στον χρόνο, ζούμε και τη ζωή μας!

Παρ’ όλες όμως τις παραινέσεις για σωστή αξιοποίηση του χρόνου, ο χρόνος μας δεν αξιοποιείται όπως πρέπει, γιατί δεν ακολουθούνται οι σωστές μέθοδοι και πρακτικές και δεν επιδεικνύεται αυτοπειθαρχία στη συμπεριφορά μας. Προφανώς, δεν είναι απαραίτητο ο άνθρωπος να εργάζεται εντατικότερα, αλλά εξυπνότερα. Το πρακτικό λοιπόν ερώτημα είναι “πώς μπορεί να μεθοδευτεί η νικηφόρος συμπερι-φορά του ανθρώπου στα πλαίσια του χρόνου”;

Μάνατζερ και χρόνος

Αποτελεί κοινοτοπία ότι η παγκόσμια οικονομία βρίσκεται σήμερα σε ύφεση και ότι οι μάνατζερ όλων των οργανισμών (κερδοσκοπικών και μη κερδοσκοπικών) είναι υποχρεωμένοι να αναζητούν τρόπους αυξήσεως των εσόδων και περιορισμού των εξόδων τους. Ένας από τους τρόπους για να επιτευχθεί αυτό είναι και η καλλίτερη αξιοποίηση του χρόνου των ίδιων των μάνατζερ.

Αναμφίβολα, οι υπευθυνότητες των μάνατζερ είναι πολλές και πάντοτε υπάρχουν υποθέσεις που δεν ολοκληρώνονται στα χρονικά όρια της υπηρεσίας τους. Αυτό φυσικά τους γεμίζει με άγχος και στρες, τα οποία έχουν επίπτωση στην εν γένει απόδοσή τους, στις διαπροσωπικές και οικογενειακές τους σχέσεις, αλλά και στον “ελεύθερο” χρόνο τους, εφ’ όσον πολλές φορές είναι υποχρεωμένοι να παίρνουν εργασία και στο σπίτι, για να μπορέσουν να ανταποκριθούν στις υπηρεσιακές τους υποχρεώσεις.

Ως συνέπεια όλων αυτών, τα τελευταία χρόνια, μεγάλη ζήτηση έχουν τα ποικιλώνυμα εκπαιδευτικά προγράμματα για ενηλίκους, που αποβλέπουν στη σωστή αξιοποίηση του χρόνου. Βέβαια, όπως σημειώθηκε ήδη, ο χρόνος δεν αποτελεί αντικείμενο το οποίο μπορεί να διοικηθεί. Σημασία έχει η συμπεριφορά των ανθρώπων απέναντι σ’ αυτόν τον παράγοντα. Σε τέτοια προγράμματα συνήθως γίνεται ανάπτυξη της σημασίας του χρόνου, παρουσιάζονται και επεξηγούνται οι παράγοντες που συνήθως “τρώνε” τον χρόνο, αναπτύσσονται τρόποι με τους οποίους μπορεί κάποιος να εφαρμόσει τα συμπεράσματα τέτοιων προγραμμάτων και γίνονται ασκήσεις αποκτήσεως εμπειρίας, ώστε οι εκπαιδευόμενοι να προετοιμαστούν για να κάνουν το ίδιο, όταν επιστρέψουν στον εργασιακό τους χώρο.

Οι σκέψεις που ακολουθούν δεν αποβλέπουν στο να κάνουν κάποιον εξπέρ στην αντιμετώπιση του προβλήματος του χρόνου, αλλά να βοηθήσουν αυτούς που αναγνωρίζουν την ύπαρξη τέτοιου προβλήματος στην περίπτωσή τους και επιθυμούν να το διορθώσουν, ώστε να γίνουν πιο παραγωγικοί σε ό,τι κάνουν και για να αποφύγουν τις δυσμενείς συνέπειες, στις οποίες οδηγεί το έλλειμμα του χρόνου.

Ένα σχέδιο αντιμετωπίσεως του προβλήματος του χρόνου

Για να ξεκινήσει κάποιος ένα τέτοιο πρόγραμμα με προοπτικές επιτυχίας, πρέπει πρώτιστα να έχει αποδεχτεί-συνειδητοποιήσει ότι πράγματι αντιμετωπίζει πρόβλημα χρόνου, να είναι αποφασισμένος να ερευνήσει τα αίτια που προκαλούν το πρόβλημά του και να θέλει να αλλάξει τη συμπεριφορά του ώστε να αξιοποιεί καλ-λίτερα τον χρόνο του.

Σε τέτοιες περιπτώσεις, οι ενέργειες πρέπει να είναι οι εξής:

1. Να γίνει συστηματική καταγραφή των εργασιών, με τις οποίες συνήθως ασχο-λείται το άτομο κατά τη διάρκεια της υπηρεσίας του. Όσο κι αν αυτό φαίνεται περίεργο, δεν είναι και τόσο βέβαιο ότι όλοι μπορούν, με αρκετή ακρίβεια, να προσδιορίσουν ότι “κατά την υπηρεσία μου κάνω αυτό και εκείνο”. Ούτε όλοι γνωρίζουν πόσο χρόνο διαθέτουν για κάθε δραστηριότητά τους. Ακόμη κι όταν ανακαλύψουν τι ακριβώς συμβαίνει στην περίπτωσή τους, ξαφνιάζονται, δυσκολεύονται να το πιστέψουν. Μοιάζουν με εκείνους που πρώτη φορά ακούν τη φωνή τους σε μαγνητόφωνο ή βλέπουν τον εαυτό τους σε βίντεο και διερωτούνται “εγώ είμαι αυτός”;

Η καταγραφή της υπάρχουσας καταστάσεως γίνεται σε μια σελίδα χαρτιού γραμμογραφημένη σε κάθετες στήλες, χαρακτηρισμένες ως εξής: Χρόνος (ανά 15-30΄ λεπτά), περιγραφή εργασίας (τηλεγραφικά) και στήλες για το χαρακτηρισμό της εργασίας ως προγραμματισμένη-έκτακτη, επείγουσα ή όχι, σημαντικήμη σημαντική και στήλη για ο,τιδήποτε άλλο κριθεί, κατά περίπτωση, σημαντικό να καταγραφεί.

2. Στη συνέχεια γίνεται προσεκτική ανάλυση-μελέτη των καταγραφέντων στοιχείων, ώστε ο ενδιαφερόμενος συνειδητά και μεθοδικά να αποφασίσει αν χρειάζονται αλλαγές στη συμπεριφορά του και ποιες, ώστε να επιτευχθεί η καλλίτερη δυνατή αξιοποίηση του χρόνου του.

Σχεδιασμός – Προγραμματισμός: στόχοι, προτεραιότητες και προϋπολογισμός

Πολύ συνοπτικά, κάθε συλλογική δραστηριότητα πρέπει να σχεδιάζεται-προγραμματίζεται. Δηλαδή, να καθορίζονται οι αντικειμενικοί της στόχοι (βραχυ-πρόθεσμοι και μακροπρόθεσμοι), να καθορίζεται τι, πώς και πότε πρέπει να εκτελείται το κάθε τι για την επίτευξη των καθοριζόμενων στόχων. Χωρίς συγκεκριμένους στόχους, όπως χαρακτηριστικά σημειώνει ο γνωστός καθηγητής του μάνατζμεντ Πήτερ Ντράκερ, ισχύει ό,τι συμβαίνει με κάποιο πλοίο που δεν έχει συγκεκριμένο λιμάνι προορισμού άρα, σ’ όποιο λιμάνι καταφτάσει το πλοίο, αυτό το λιμάνι γίνεται ο προορισμός του πλοίου. Το ίδιο συμβαίνει και με τις οργανώσεις (κάθε μορφής συλλογική προσπάθεια) που δεν έχουν συγκεκριμένους αντικειμενικούς στόχους. Σ’ ό,τι αποτελέσματα τύχει να καταλήξουν οι προσπάθειές τους, αυτά γίνονται οι στόχοι τους. Όπου δεν καθορίζονται αντικειμενικοί στόχοι, κανείς στην οργάνωση δεν ελέγχεται για την μη πραγματοποίησή τους και όλοι είναι ικανοποιημένοι!

Ο σχεδιασμός-προγραμματισμός επιτρέπει στους μάνατζερ να αποπειρώνται να επηρεάσουν κάπως το μέλλον με την εξειδικευμένη συμπεριφορά τους, προσπαθώντας να προβλέψουν και να αξιοποιήσουν τις διαγραφόμενες μελλοντικές ευκαιρίες ή να αποφύγουν ή να ελαχιστοποιήσουν τους διαγραφόμενους μελλοντι-κούς κινδύνους, μέσω της χρησιμοποιήσεως κάποιων επιστημονικών μεθόδων και τεχνικών, όπως είναι η ανάλυση S.O.W.T. (δυνατά μας στοιχεία, διαφαινόμενες ευκαιρίες, αδύνατα στοιχεία μας και διαφαινόμενες απειλές-κίνδυνοι), η θεωρία των πιθανοτήτων κ.ά. Αυτό αποτελεί βασική υποχρέωση κάθε μάνατζερ και, η τυχόν αποποίηση αυτής της ευθύνης συνεπάγεται δυσμενέστατες συνέπειες στην παραγωγικότητα των οργανώσεων.

Παραγωγικότητα είναι ο λόγος ανάμεσα στον όγκο της πραγματοποιούμενης παραγωγής και στα μέσα που χρησιμοποιήθηκαν γι’ αυτό το σκοπό. Δηλ., η παραγωγικότητα δείχνει το πόσο αποτελεσματικά χρησιμοποιούνται τα υφιστάμενα μέσα. Όλοι οι οργανισμοί επιδιώκουν τη μεγαλύτερη παραγωγή αγαθών ή υπηρε-σιών, με το χαμηλότερο κόστος και στο συντομότερο χρόνο.

Προφανώς όμως, η παραγωγικότητα συναρτάται με άλλες δύο έννοιες, την αποτελεσματικότητα (πράτ-τω αυτό που πρέπει) και την αποδοτικότητα (ό,τι κάνω το κάνω με το σωστό τρόπο –με ωφέλεια). Αξίζει να σημειωθεί ότι, είναι δυνατόν να υπάρχει αποτελεσματικότητα χωρίς να υπάρχει αποδοτικότητα. Δηλ., να εκτελώ σωστά το λάθος πράγμα, π.χ. να παράγω κάποιο προϊόν-υπηρεσία για τα οποία δεν υπάρχει ζήτηση.

Για την επιτυχημένη συλλογική δραστηριότητα δεν αρκεί ο καθορισμός αντικειμενικών στόχων. Απαραίτητο είναι να γίνεται και ιεράρχηση των δραστηριοτήτων που πρέπει να αναληφθούν για την επίτευξη των καθορισθέντων στόχων. Στην προσπάθεια ορθολογικού καθορισμού των προτεραιοτήτων βοηθάει πολύ η κατανόηση του Νόμου του Παρέτο, ο οποίος τονίζει ότι τα σημαντικότερα αποτελέσματα προκαλούνται από λίγα αίτια, ή ότι τα σοβαρότερα προβλήματα προκαλούνται από λίγα αίτια. Γι’ αυτό ο νόμος αποκαλείται και Νόμος του 20% / 80%. Συμπερασματικά, όποιος εντοπίζει και εστιάζει την προσοχή του σε λίγες, αλλά σημαντικές δραστηριότητες, αυτός αποκτά από την προσπάθειά του υπέρτερα πλεονεκτήματα, από εκείνα που θα αποκτούσε με πολλές, αλλά μη σημαντικές, δραστηριότητες.

Σημαντικό συμπλήρωμα του σχεδιασμού-προγραμματισμού αποτελεί η κατάρτιση προϋπολογισμού, με τον οποίο καθιερώνονται οι παράμετροι που ορίζουν την επί-τευξη των επιδιωκόμενων στόχων. Η φάση της καταρτίσεως του προϋπολογισμού αποτελεί μέρος του σχεδιασμού-προγραμματισμού, ενώ η παρακολούθηση της εκτελέσεως του προϋπολογισμού γίνεται το μέσον για την άσκηση του ελέγχου. Το τελευταίο πετυχαίνεται με τον εντοπισμό τυχόν αποκλίσεων από τα προϋπολογισθέντα και την ανάληψη διορθωτικών ενεργειών, με τις οποίες επαναφέρεται η συλλογική δραστηριότητα στα προκαθοριζόμενα πλαίσια. Προϋπολογισμοί πρέπει να καταρτίζονται για κάθε αναλαμβανόμενη σημαντική δραστηριότητα, άρα και για την χρησιμοποίηση του παράγοντα “χρόνος”.

Τι οδηγεί στη σωστή αξιοποίηση του χρόνου

1. Σε καθημερινή βάση, στο τέλος κάθε ημέρας, ετοιμάζεται μία κατάσταση των εργασιών που πρέπει να εκτελεστούν κατά προτεραιότητα την επόμενη ημέρα και αυτές εντάσσονται στο ημερήσιο χρονοδιάγραμμα ενεργειών του μάνατζερ. Ό,τι απ’ αυτά δεν πραγματοποιηθεί για τον οποιονδήποτε λόγο, επανεξετάζεται με τις υποθέσεις της επόμενης ημέρας κ.ο.κ.

2. Οι άνθρωποι έχουν τις ιδιαιτερότητές τους π.χ., κάποιοι είναι πιο αποδοτικοί νωρίς το πρωί, άλλοι προς το μεσημέρι, το απόγευμα κ.λπ. Σ’ αυτές τις περιόδους πρέπει να γίνεται η απασχόληση με τις απαιτητικές-σημαντικές υποθέσεις.

3. Κάθε ημέρα να ξεχωρίζεται κάποια χρονική περίοδος (π.χ., 1 ώρα) για απερί-σπαστη εργασία, χωρίς εξωτερικές διακοπές από επισκέπτες, τηλεφωνήματα κ.λπ.

4. Οι υποθέσεις με τις οποίες απασχολούνται οι μάνατζερ πρέπει να ολοκληρώνονται “μια κι έξω”, ώστε να αποφεύγεται η σπατάλη χρόνου, αφήνοντας ατέλειωτες υποθέσεις και ξαναπιάνοντάς τες αργότερα.

5. Πρέπει να γίνεται συστηματική εκχώρηση εξουσίας σε υφισταμένους, ώστε αυτοί να λαμβάνουν αποφάσεις για καθοριζόμενα θέματα, και έτσι να μένει χρόνος στο μάνατζερ για να ασχοληθεί με σημαντικότερες υποθέσεις.

Αυτή η πρακτική συντελεί και στην ανάπτυξη των υφισταμένων και την προετοιμασία τους για ανάληψη μεγαλύτερων ευθυνών. Σημαντικό είναι ο μάνατζερ να μένει σταθερός στην απόφασή του και να αποφεύγει να δέχεται πίσω την εκχώρηση, στις περιπτώσεις που ο υφιστάμενος, αντιμετωπίζοντας δυσκολίες, προσπαθεί να επαναφέρει την υπόθεση στο μάνατζερ, χωρίς την ολοκλήρωσή της.

6. Προσοχή πρέπει να δίνεται στη σωστή αξιοποίηση των επιτροπών-συνεδριάσεων, ώστε να είναι αποτελεσματικές και να αποφεύγονται οι σπατάλες χρόνου-προσπάθειας.

Συνήθεις αιτίες σπατάλης του χρόνου

Η έλλειψη σχεδιασμού-προγραμματισμού (Μη καθορισμός συγκεκριμένων στόχων)

Η μη ολοκλήρωση “μια κι έξω” των αναλαμβανομένων υποθέσεων

Η αναποφασιστικότητα, αναβλητικότητα, τελειομανία: “χρειάζομαι κι άλλα στοιχεία”

Η επικρατούσα ακαταστασία-ανοργανωσιά του εργασιακού χώρου, που δύσκολα βρίσκεις αυτό που χρειάζεσαι

Οι πολλές διακοπές από τηλεφωνήματα και απρόβλεπτους επισκέπτες

Η συσσώρευση περιττών εντύπων-εγγράφων και το μη τακτικό ξεκαθάρισμά τους

Η έλλειψη προβλέψεως κάποιας ξεχωριστής χρονικής περιόδου (π.χ., μια ώρα) για αυτοσυγκέντρωση και απερίσπαστη εργασία

Η μη εκχώρηση αρμοδιοτήτων και εξουσίας σε υφισταμένους, ώστε να ελευθερώνεται ο μάνατζερ για απασχόλησή του με σημαντικότερες υποθέσεις

Η συμμετοχή σε πολλές και κακοδιεξαγώμενες συνεδριάσεις-συσκέψεις

Η κακή επικοινωνία-συνεργασία με συναδέλφους ή άλλα τμήματα.
 
Οφέλη από την σωστή αξιοποίηση του χρόνου

Αύξηση της παραγωγικότητας ατόμου και οργανώσεως.

Ικανοποίηση από τα πραγματοποιούμενα αποτελέσματα

Καταπολέμηση του άγχους

Βελτίωση της προσωπικής εικόνας του ατόμου –αξιοπιστία και αποδοχή του

Διεύρυνση και βελτίωση της ποιότητας του ελεύθερου χρόνου για απασχόληση με:
την οικογένεια
την υγεία-αθλητισμό
την προσωπική ανάπτυξη
την εθελοντική προσφορά υπηρεσιών σε κοινωφελείς οργανισμούς.

Συμπεράσματα

Προφανώς, τα παραπάνω οφέλη δικαιολογούν την καταβολή κάθε προσπάθειας για την απόκτησή τους. Ελπίζω ότι αυτή η εργασία έπεισε κάποιους αναγνώστες να προσπαθήσουν να υλοποιήσουν τη βιβλική προτροπή, να εξαγοράζονται σωφρόνως το χρόνο τους, προς όφελος των ιδίων, των οργανισμών στους οποίους απασχολούνται, των οικείων τους, αλλά και προς όφελος των διαφόρων θρησκευ-τικών και ανθρωπιστικών οργανισμών, οι οποίοι έχουν μεγάλη ανάγκη της εθελοντικής προσφοράς υπηρεσιών από τους πιστούς.